Microsoft Office Word uygulamasıyla (veya benzer bir metin düzenleyiciyle) yeni tanışmaya başlayan bir kullanıcı için, programın tüm çeşitli terimlerini, işlevlerini ve araçlarını anlamak zor olabilir. Örneğin, "altbilgi" gibi bir kavram, ne olduğu, ne için kullanıldığı ve belgenin hangi bölümünde olduğu hakkında uzun süre düşünmenize neden olabilir.
Metin düzenleyicideki bir belge, geleneksel olarak birkaç alana bölünmüştür. Metin, belgenin ana (orta) bölümüne girilir, ancak kenarlarda genellikle kenar boşlukları olarak adlandırılan boş alanlar vardır. Üstbilgiler ve altbilgiler, bir belgenin her sayfasının üstbilgi, altbilgi ve yan kenar boşluklarında bulunan alanlardır. Çoğunlukla, üstbilgiler ve altbilgiler, kullanıcının her bir numarayı kendisi girmesine gerek kalmadan metne sayfa numaraları eklemek için kullanılır. Numaralandırma otomatik olarak gerçekleşir: sonraki her sayfaya bir artan bir değer atanır. Üstbilgiler ve altbilgiler şu yazıları içerebilir: saat, tarih, şirket adı veya belge adı. Ayrıca üstbilgilere ve altbilgilere grafik nesneleri de yerleştirebilirsiniz - bir şirket logosu veya başka bir görüntü. Yinelenen metin ve grafik nesneleri eklemek için üstbilgileri ve altbilgileri kullanmak neden daha uygundur. Üstbilgi ve altbilgilerdeki metin veya grafik nesnesi değişmez, hareket etmez, deforme olmaz. Her yeni sayfada aynı metni girmenize gerek yoktur. Üstbilgiler ve altbilgiler etkin olduğunda, belgenin ana bölümü düzenleme için erişilemez hale gelir, bu nedenle görünümü değişmez. Başlıklara ve alt bilgilere hızlı erişim, belgenin üst veya alt kısmındaki sol fare düğmesine çift tıklayarak elde edilebilir. Üstbilgiler ve altbilgiler etkin olduğunda, düzenleyicinin bağlamsal araçlarında, üstbilgilerin ve altbilgilerin görünümünü değiştirebileceğiniz, gerekli nesneleri ekleyebileceğiniz ek bir "Tasarım" sekmesi kullanılabilir hale gelir. Üstbilgiler ve altbilgiler için hazır şablonları kullanmak için, gidin "Ekle" sekmesine gidin. "Üstbilgiler ve Altbilgiler" bölümünden, açılır listede sunulan şablonlardan üstbilgi veya altbilgiyi seçin, sol fare tuşu ile istediğiniz seçeneği seçin - bu alan otomatik olarak üstbilgi ve altbilgi düzenleme moduna geçecektir. Çıkmak için, sol fare tuşu ile belgenin ana kısmına çift tıklayın.
