Gelen bir belgenin kaydı, bir kuruluşta belge alma gerçeğinin bir tespitidir. İster kağıt ister elektronik bir belge olsun, kayıt formlarında bir kayıt kodu ve makbuzuna bir not atanması gerekir. Bu, belgelerin yürütülmesini kontrol etmek ve gerekli bilgilerin aranmasını kolaylaştırmak için gereklidir.
Gerekli
- - İnternet erişimi olan bilgisayar;
- - tarayıcı.
Talimatlar
Aşama 1
Gelen belgeyi kaydetmek için "SB Gelen Belgeler" programını çalıştırın. Belgeyi eklemek için "Ekle" düğmesini tıklayın. "Yeni Belge" komutunu seçin, karta bir seri numarası atayın. "Kimin adına" alanını doldurun, varsayılan olarak bu kuruluşun yöneticisidir, belgenin alıcısı farklıysa, alanın sağındaki düğmeyi tıklayın ve dizine başka bir öğe ekleyin, örneğin müdür yardımcısı. Belge için bir konu seçin, önce dizine ekleyin. Siyah oka tıklayın, boş bir satıra belgenin konusunu girin. "Kapat" düğmesini tıklayın, ardından alana girilen konuyu seçin.
Adım 2
Kayıt indeksini tamamlamak için belgeye bir kod atayın, ardından belgenin alınma tarihini ayarlayın, gelen belgeye yazılmalı, ardından gelen belge numarasını atayın, belgenin kendisine de not edilmelidir. Ardından, gelen belgeden tarih ve numarayı aktarın. Bir kişiden gelen bir belgenin kaydı mümkündür, "Bireysel" düğmesine tıklayın ve onunla ilgili verileri girin.
Aşama 3
Gelen belgeyi kaydetmek için "Kimden" alanını doldurun. Siyah oka tıklayın ve göndereni dizine ekleyin veya bu alanda mevcut olanı seçin. Ardından, "Kısa Açıklama ve Çözünürlük" alanını doldurun. Buraya belgenin özünü ve ayrıca kafanın çözünürlüğünü (ne yapılması gerektiği, hangi zaman diliminde) girin. "Kime gönderildiği" alanını doldurun, bu, belgenin yürütülmesi üzerinde daha fazla kontrolü kolaylaştıracaktır. Yöneticinin kararından bu bilgileri doldurun. Önce yetkiliyi uygun dizine ekleyerek Kim İmzaladı alanını doldurun. Uygun alanda vade tarihini seçin. Bu, programın size belgenin yürütülmesi için yaklaşan son tarihi hatırlatmasını sağlayacaktır. Belgenin son tarihini doldurun. "Gözat" butonuna tıklayarak dokümanı sisteme yükleyin. Gelen belgenin kaydını tamamlamak için "Kaydet" düğmesini tıklayın.
4. Adım
Gelen belgeyi kaydetmek için alternatif bir program çalıştırın. Elektronik belge yönetimi programları, gelen belgelerin kaydedilmesiyle benzer bir eylem dizisi anlamına gelir. "Ofis Çalışması", "Fırat", "İş" gibi programları kullanın.
