Bir vaka isimlendirmesi, bir organizasyon içinde dosyalanan vaka başlıklarının numaralı bir listesidir. Bu belgeye göre, işletmenin belgeleri ile ilgili tüm çalışmalar yürütülmektedir. Belirli belgelerin saklama süresini ve hangi bölümün hangi belgelerden sorumlu olduğunu yansıtır.
Gerekli
- - ofis çalışması bilgisi;
- - saklama sürelerine sahip tipik bir belge listesi.
Talimatlar
Aşama 1
İsimlendirmenin geliştirilmesine karar verin, bu organizasyonun sırası kullanılarak yapılmalıdır. İçinde, isimlendirmeyi kimin, kimin liderliğinde ve hangi zaman diliminde yapması gerektiğini belirtin. Ardından, öğenin kapsamını netleştirin. Bireysel bir isimlendirme oluşturmak için yaklaşık bir isimlendirme kullanabilirsiniz, aynı sistemin parçası olan organizasyon grupları için derlenebilir. Bu belgeyi hazırlarken kuruluşunuzun yapısını göz önünde bulundurun.
Adım 2
İsimlendirmenin oluşturulacağı sınıflandırma şemasını seçin. İşletmenin yapısına bağlıdır. Yeterince kararlıysa, isimlendirmenin bir blok şemasını seçin. Sık sık değişiyorsa, işlevsel bir üretim şeması seçin. İlk durumda, isimlendirme bölümleri şirketin yapısal bölümlerinin adlarına karşılık gelecektir. Konumlarının sırası, personel tablosuna benzer olmalıdır. İkinci durumda, şirketin işlerinin isimlendirmesini hazırlarken kuruluşun faaliyetlerinin işlevlerini veya yönergelerini bölümler olarak kullanın.
Aşama 3
Vakaların başlıklarını formüle edin. Başlık açık, özlü olmalı ve dava belgelerinin ana yapısını ve içeriğini açıklamalıdır. Ayrıca, davanın içeriğini, belgelerin gerçekliği ve kopyaları hakkında bilgileri açıklığa kavuşturmasını da içerir. Başlıklarda tanıtıcı kelimeler, karmaşık ifadeler ve spesifik olmayan ifadeler kullanmayın.
4. Adım
Bir başlık listesi derlerken, aşağıdaki işaretleri kullanın: nominal (belge türü), yazar, muhabir, kronolojik (oluşturma zamanı), konu-soru, coğrafi.
Adım 5
Vakalar için saklama sürelerini belirleyin, bunun için standart bir yönetim belgeleri listesi kullanın. İsimlendirmenin tasarımını tamamlayın, metnin kendisi bir tablo gibi görünmeli, başlık sayfasına onay damgasını koymalıdır.
