İşletmede elektronik arşiv oluşturma ihtiyacı sorunu giderek daha acil hale geliyor. Ve bu tesadüfi değildir, çünkü yeni bilgi teknolojilerinin tanıtımı yalnızca belgelerin güvenliğini ve güvenilirliğini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda arama süresini de azaltır ve gerekirse birkaç çalışanın aynı verilere aynı anda erişmesine izin verir.
Talimatlar
Aşama 1
Elektronik belge arşivinin oluşturulması birkaç aşama içerir. İlk olarak, lisanslı yazılımı satın alın ve şirketin bilgisayar ekipmanına kurun.
Adım 2
Belgeleri hazırlayın, yani bunları düzenleyin, kuruluşunuzdaki belgelerin dolaşımının mevcut yapısına göre tanımlayın. Özellikle, bu aşamada, kayıt altına alınmaları, raf ömrüne göre sıralanmaları ve dikişsiz sayfalardan zımba ve zımba tellerinin çıkarılması gerekecektir.
Aşama 3
Bir sonraki adım, belgeleri sayısallaştırmak veya taramaktır. Bu kuruluşta kullanılan belgenin türünü ve biçimini tam olarak destekleyen teknik ekipman üzerinde gerçekleştirilir. Bu aşamada, belgelerin çoğaltılmasının kalitesini kontrol edin, gerekirse tekrar tarayın.
4. Adım
Sonraki, belgeleri depolama ve üretim standartları kavramını karşılayan biçime dönüştürme (dönüştürme) aşaması ve ardından - indeksleme aşaması, yani. Gerekli bilgilerin daha sonra aranması veya tam metin veritabanının oluşturulması için her belgeye anahtar kelimelerin "atanması".
Adım 5
Elektronik arşiv oluşturma çalışmalarının sonunda, ayarları (erişim hakkı, belge değiştirme hakkı) belirleyin ve kuruluş personelini eğitin.
